Planungsphase

In der Planungsphase werden einzelne Tätigkeiten als auch der zeitliche Ablauf festgelegt.

Die allgemein gültigen 7 W-Fragen sind auch im Projektmanagement anwendbar:

W-Frage	Aufgabe	Methode/Ergebnis
Was ist wie zu tun?	Projekt aufgliedern	Projektstrukturplan (PSP)
Wer erledigt was?	Ressourcen zuteilen	Arbeitspakete (AP)
Was sind die Ergebnisse?	Meilensteine setzen	Meilensteinplan (MSP)
Wann müssen Arbeiten fertig sein? Voraussetzungen?	Ablauf festlegen	Terminplan (Balkenplan)
Wie hoch sind Aufwand und Kosten?	Aufwand und Kosten ermitteln	Ressourcenplanung, Kostenplanung
Wie wird das Ziel effizient erreicht?	Plan straffen	Planoptimierung
Wo liegen die Projektrisiken?	Risiken abschätzen	Risikoanalyse

Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan enthält: Aufgabenverteilung, Risikoermittlung, Projektorganisation, Kostenschätzung, Aufgabenstruktur, Zeitliche und sachliche Abhängigkeiten.

Auf der untersten Ebene sind die Arbeitspakete angeordnet.

Arbeitspakete

• Beschreibung/Bewertung: Inhalt, Ziel, Nutzen, Ergebnisse, Vorgehen
• Abhängigkeit: Definition der logischen Abhängigkeit der Arbeitspakete
• Termin, Ressource- und Vorgehensplan: Grössen, Nutzen und Vorgehen

Kleines Arbeitspaket Beispiel:„Keller ausheben“, Aufwand 2 Personentage, Kosten 10’000.- CHF

Kapazitätsplanung

• Nicht zu detailliert planen. Als ein Projekttag soll maximal 6 Stunden veranlagt werden.
• Auf Erfahrungen zurückgreifen
• Entferntes gröber, Nahe liegendes fein planen

Realisierungsphase

Die Realisierungsphase umfasst mehr als nur die reine Umsetzung des vorher geplanten. Durch eine kontinuierliche Überprüfung des Projektfortschritts anhand der Meilensteine muss sichergestellt werden, dass sich das Projekt noch auf der richtigen Schiene befindet. Zielabweichungen sind einer Entscheidung zuzuführen.

Wichtig ist dass sich die Realisierung an die zuvor „geschnürten“ Arbeitspakete (AP) hält.

Das gesamte Berichtswesen während dieser (meist längsten) Projektphase wird im Projektcontrolling zusammengefasst.

Abschlussphase

Die Abnahme des Projektergebnisses durch den Auftraggeber. Des Weiteren steht die Know-How Sicherung und die Reintegration der Projektmitarbeiter im Vordergrund.

Controlling

Projektcontrolling

• Warum braucht es Projektcontrolling?

– Informationen über den aktuellen Stand des Projektes
– Information über zukünftige Entwicklungen des Projektes
– Erkennen von Planabweichungen
– Festlegen von Gegenmassnahmen (bei Abweichungen)

• Was muss controllt werden ?

– Zeit / Termin
– Ergebnis (Fertigstellungsgrad)
– Qualität

• Wie wird controllt ?

– Erfassen von aktuellen Werten
– Prognose (Forcast) zukünftiger Werte

Zeitcontrolling

• Verbrauchte Zeit für bestimmte Aufgaben

– Geleistete Stunden der Mitarbeiter (Stundenabrechnung)

• Noch benötigte Zeit für die Aufgabe

– Schätzung durch Mitarbeiter / Team / PM

• Termine (Meilensteine)

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Ergebniscontrolling

• Festlegen von Zwischenergebnissen und Liefergegenständen

– z.B. Gliederung erstellt; Studie fertig; unformatierter Text; Baugrube ausgehoben

• Eigenschaften von Zwischenergebnissen

– Müssen bewertbar sein (anfassen)
– Müssen zur Erfüllung des Produktes oder Dienstleistung notwendig sein
– Sollten als Meilensteine im Projektplan erfasst werden (link zum Zeitcontrolling)

• Sehr gute Zwischenergebnisse

– Sind vom Projekt-Auftraggeber abgenommene Ergebnisse (z.B. Fachkonzept bei der Softwareerstellung)

Qualitätscontrolling

• Prüfen der Zwischenergebnisse und Lieferergebnisse auf Qualität

– Link zum Ergebniscontrolling

• Beispiel: Sind die Programmiervorschriften im Softwaremodule XY eingehalten

Wann scheitern Projekte ?

• Ungenügendes Risikomanagement
• Mangel an Teamgeist / geringe Identifikation mit den Projektzielen
• Falsche Organisation
• Flasche Projektplanung (Projektteam wurde nicht beteiligt)
• Keine Kontrolle
• Unzureichende Berichtserstattung
• Zu geringe Befugnisse des Projektleiters
• Enduser wurde zu wenig integriert, somit wenig Akzeptanz des Systems

Kurzreferenz / Ratschläge

Zusammenfassung I•Fragen vor dem Start – Machen Sie sich klar ob es sich wirklich um einProjekt handelt ? – Ist das Ziel des Projektes klar ? – Ist das Projektziel realistisch (SMART) ? – Ist die angedachte Projektorganisation die Richtige um diese Aufgabe zu lösen? – Reichen Budget und Zeit (Termin) aus?• Aktionen zum Start – Planen Sie so genau wie nötig ! – Denken Sie an Aufwände für Managementaufgaben – Suchen Sie mögliche Risiken – Kommunizieren Sie mit allen Projektbeteiligten – Organisieren Sie Ihr Controlling – Planen Sie eine Reserve (Kriegskasse)

Zusammenfassung II• Aktionen zur Laufzeit – Kommunizieren Sie ! – Kontrollen Sie! – Achten Sie auf Ihre Risiken ! – Steuern Sie ! – Beziehen Sie den Enduser mit ein ! – Machen Sie Werbung für Ihr Projekt !!!!• Rat zum Schluss – Schaffen Sie Grundlagen für ein gutes PM – Nutzen Sie vergangene gemachte Erfahrungen • Ausbildung, Weiterbildung und Trainings – Nutzen Sie Standards und Tools – Haben Sie keine Angst vor Beratungsfirmen oder Universitäts Dozenten!