(IT-)Projektmanagement auf 5 Seiten
Essentielles Projektmanagement
Ein Bestseller
1 Grundlagen . … Seite:1
1.1 Was ist ein Projekt? . … Seite:1
1.2 Was ist Projektmanagement? … Seite:1
1.3 Ein Projekt / Kein Projekt … Seite:1
1.4 Warum machen wir Projekte? … Seite:1
2 Kernbereiche des Projektmanagements … Seite:2
3 Projektorganisation . … Seite:2
3.1 Projektleiter . … Seite:2
4 Projektablauf . … Seite:2
4.1 Vorgehensmodell . … Seite:2
4.2 Phasen . … Seite:3
4.2.1 Definitionsphase . … Seite:3
4.2.1.1 Qualität . … Seite:3
4.2.1.2 Smart Ziele . … Seite:3
4.2.2 Planungsphase . … Seite:4
4.2.2.1 Projektstrukturplan … Seite:4
4.2.2.2 Arbeitspakete . … Seite:4
4.2.2.3 Kapazitätsplanung … Seite:4
4.2.3 Realisierungsphase … Seite:4
4.2.4 Abschlussphase . … Seite:4
5 Controlling . … Seite:4
5.1 Projektcontrolling . … Seite:4
5.2 Zeitcontrolling . … Seite:5
5.3 Ergebniscontrolling . … Seite:5
5.4 Qualitätscontrolling . … Seite:5
6 Wann scheitern Projekte ? … Seite:5
7 Kurzreferenz / Ratschläge … Seite:5
Grundlagen
Was ist ein Projekt?
„Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben zur Schaffung eines einmaligen Produktes, einer Dienstleistung oder eines Ergebnisses.“
Was ist Projektmanagement?
Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben,
-organisation, -techniken und –mitteln für die Abwicklung eines Projekts
Ein Projekt / Kein Projekt
Beispiele für die Abgrenzung von Projekten und „Keine Projekte“, also eher Aufträge oder periodisches.
Projekt | Kein Projekt |
• Entwicklung eines neuen Automodells | • Herstellung eines Autos |
• Erstellen einer neuen Serverlandschaft im Unternehmen | • Serverbetrieb (Also regelmässige Betriebsabläufe und Standard-Aufgaben) |
• Entwicklung einer neuen Buchhaltungssoftware | • Jahresabschluss (periodisch, jährlich) |
• Entwicklung einer neuen Buchhaltungssoftware | • Jahresabschluss (periodisch, jährlich) |
Warum machen wir Projekte?
Vorteile:
• Kosten- und Zeitersparnis
• Klare Kontrollmöglichkeiten bezüglich Ergebnissen, Terminen, Kosten und Produktivität
• Verbesserung der fachübergreifenden Zusammenarbeit
• Förderung der Selbstorganisation und Eigenverantwortung der Mitarbeiter
Aspekte: Aufgrund des Projektmanagements führen folgende Aspekte zu diesen oben genannten Vorteilen:
• Klare Zieldefinition (Ergebnisse)
• Klare Verantwortlichkeiten
• Feste Terminierung und Budgetierung
• Feste Ressourcen (Personen aus unterschiedlichen Fachabteilungen) stehen zur Verfügung und müssen nicht laufend „erkämpft“ werden
• Flexible, auf die jeweilige Problemstellung ausgerichtete Projektorganisation
• Sorgfältige, detaillierte Planung
Kernbereiche des Projektmanagements
Mensch – Zeit – Qualität – Kosten
Diese vier Kernbereiche beeinflussen sich gegenseitig. „Zieht“ man zum Beispiel an der Zeit (also das Projekt wird länger als geplant dauern), so werden beispielsweise auch die Kosten steigen oder die Ressourcen (Softwareentwickler) sind nur mehr schwerlich verfügbar da sie bereits anderweitig eingeplant sind.
Projektorganisation
Ein Projekt kann nach drei verschiedenen Arten organisiert werden:
Stabs-Projektorganisation | Die Organisationsstruktur ist unverändert. Lediglich eine neue Stabstelle.Projektleitung hat gegenüber Fachabteilung keine Weisungsbefugnis. Braucht vor allem die Anerkennung der persönlichen und fachlichen Autorität der Projektleitung. |
Reine Projektorganisation | Aufbau einer eigenständigen Organisation parallel zur Linie.Projektleitung hat vollständige Befugnisse. Mitarbeiter werden hierin ausgegliedert. Am Schluss löst sich diese Organisation wieder auf.Meist bei wirklichen Grossprojekten. |
Matrix-Projektorganisation | Projektorganisation überlagert das bestehende System. Projektmitarbeiter unterstehen gleichzeitig dem PL und dem Linien-vorgesetzten. Kann zu Kompetenzüberschreitungen führen. |
Projektleiter
Fähigkeiten
Führen | Kommunizieren | Verhandeln | [picappgallerysingle id=”7290598″] |
|||
Richtung vorgebenMenschen ausrichtenMotivieren |
|
Ziele, Inhalt, Umf.ÄnderungenVerträgeAufgabenverteilungEinsatzmittel |
Problemlösung | Einflussnehmend | ||
ProblembeschreibungEntscheidungsfindung | auf die Organisation- durch Stellung- durch Respek |
Rüstzeug | • Identifikation mit dem Projektziel• Beherrschen der Managementfähigkeiten wie Führen / Kommunizieren / Verhandeln / Problemlösung• Wissen im Projektmanagement– Was muss wann gemacht werden ?– Was bekomme ich ? – Was muss ich liefern ?• Kenntnisse in unterstützenden Softwaretools (z.B. MS-Projekt) |
Projektablauf
Vorgehensmodell
Ein Vorgehensmodell gehört grundsätzlich zum Software Engineering.
Es gibt viele verschiedene Vorgehensmodelle. Auch werden fortlaufend neue erfunden oder bestehende der heutigen Zeit angepasst. Seitens Projektmanagement ist es weniger wichtig welches Vorgehensmodell verwendet wird – wichtig ist dass man ein Vorgehensmodell verwendet wird und sich auch daran hält!
Vorgehensmodelle wie Wasserfallmodell, Spiralmodell, V-Modell (öffentliche Hand in Deutschland, Hermes in der Schweiz), Rational Unified Process, Extreme Programming (XP), usw. sind detailliert im Internet beschrieben. Je nach Unternehmensumfeld, Branche und Art des Projekts können verschiedene Vorgehensmodelle zur Anwendung kommen.
Phasen
In jeder Phase werden bestimmte Prozesse und Aktivitäten durchlaufen. Am Ende jeder Phase stehen ein oder mehrere Ergebnisse (z.B. nach der Definitionsphase gibt es einen Projektauftrag).
1 | Definition | Die Definitionsphase ist die Voraussetzung für den Start des Projekts. Der Projektleiter klärt mit dem Auftraggeber die Ziele ab und prüft seine Durchführbarkeit und Wirtschaftlichkeit. Als Ergebnis resultiert der verabschiedetet Projektauftrag.Inhalt: Problemanalyse, Zieldefinition, Projektdefinition, Durchführungs- und Wirtschaftlichkeitsprüfungen, Projektauftrag, Qualität.Werkzeuge: Problemlösungszyklus, Nutzwertanalyse, Potentialanalyse, Aufwandschätzung |
2 | Planung | In der Planungsphase werden einzelne Tätigkeiten als auch der zeitliche Ablauf festgelegt.Inhalt: Definition Arbeitspakete, Lasten-/Pflichtenhefte, Feinplanung, Verantwortlichkeiten klären, Risikoanalyse, Schnittstellen definieren.Werkzeuge: Projektstrukturplan (PSP), Arbeitspakete (AP), Meilensteine (MSP), Terminplan (Balkendiagramm), Ressourcenplanung. |
3 | Realisierung | Umsetzung des vorher geplanten.Inhalt: Meilensteine, Abnahme, Planung aktualisieren, Steuerung bei Abweichung, Projektverfolgung, Arbeitspakete (AP) durchführen. |
4 | Abschluss | Abnahme des Projektergebnisses durch den Auftraggeber.Inhalt: Auflösung des Projekts, Reintegration der Projektmitarbeiter, Projektabschlussbericht |
http://de.wikipedia.org/wiki/Projektmanagement
Definitionsphase
Wichtigste Aspekte in der Definitionsphase sind die Prüfungen auf Durchführbarkeit und Wirtschaftlichkeit des Projekts. Alle Ergebnisse dieser Phase sind zwingend in einem Projektauftrag zusammenzuführen.
• Bei Evaluationen oder wichtigen Entscheidungen soll eine Nutzwertanalyse gemacht werden. Entscheide sind somit klar fällbar und später auch nachvollziehbar.
• Die Projektbeschreibung soll Problemfelder, Bedeutung des Projekts, Abgrenzung, Zielkonzept, und Kosten umschreiben.
• Für die Aufwandschätzung gibt es verschiedene Verfahren. Wichtig vor Allem ist eine „Lesson Learned“ Datenbank auf welcher man Erfahrungswerte abfragen kann. Aufwandschätzungen welche auf früheren Erfahrungen basiert, ergeben die genauesten Werte.
Qualität
Wichtig ist auch dass sich alle Projektmitglieder über die Qualität „einig“ werden. Beim Begriff Qualität müssen sich für dieses Projekt alle dasselbe vorstellen.
SMART Ziele
Der Projektauftrag soll immer nach den S-M-A-R-T – Kriterien geprüft werden!
Spezifisch | Ziele so detailliert wie möglich festhalten.„Eine 120qm grosse Wohnung im 1.Stock mit Bodenheizung“ |
Messbar | Aufgrund welcher Kennzahl kann Zielerreichung kontrolliert werden? „50% weniger Supportanfragen am 31.12. g.g. 30.6.“ |
Aktionsorientiert | Der Weg zur Erreichung des Ziels ist einer Liste von konkreten Aktionen darstellbar. |
Realistisch | Ist das Ziel unter diesen Voraussetzungen realisierbar? |
Terminiert | Definierten Anfang und Ende |